+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Как зарегистрировать письмо в программе делопроизводство

Как зарегистрировать письмо в программе делопроизводство

Махачкала, 2 Оглавление 1. Если имя и пароль введены правильно, произойдет запуск выбранного модуля. По умолчанию в них устанавливаются названия картотеки и кабинета, которые определены для данного пользователя в качестве главных. Если пользователь не имеет прав на работу с той или иной функцией модуля, кнопка, соответствующая этой функции будет неактивной окрашена в серый цвет. Откроется главное окно выбранной функции.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Регистрация документов

Регистрация ведется в пределах календарного года. Ежегодно 1 января нумерация практически всех видов документов приказов, входящих и исходящих писем, протоколов и т.

Исключение составляют описи дел постоянного хранения. Данные описи имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов в течение всего срока существования организации.

Полнота отражения информации о документе при регистрации. Помимо традиционно учитываемых сведений, учетные формы следует дополнить графами, в которых бы отражалась дополнительная информация, наиболее часто запрашиваемая сотрудниками или клиентами например, способ отправки.

Перечень учитываемых признаков следует прописать в инструкции по делопроизводству. Единообразие регистрационного учета вне зависимости от его формы или формы поступления создания документа. Учет документов в организации строится по одним и тем же правилам, вне зависимости от принятой формы регистрации: от руки в журнале, в Excel или при помощи специализированной программы электронного документооборота.

Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов. Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты? Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет.

Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде. Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется. Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте? Заводить отдельные регистрационные формы для учета документов, поступивших в офис нестандартным способом, не всегда целесообразно.

Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря. Допустимо ли регистрировать приказы после уже произошедшего события, например, приказ о назначении ответственного лица с Как объяснить, что так делать недопустимо?

Согласно п. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия наказание для того лица, кто был назначен ответственным.

Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал?

Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя.

Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации? Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено.

Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству. Традиционно приказы организации делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу.

Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе валовой нумерацией в пределах календарного года. Во избежание путаницы и задвоенности номера кадровых приказов принято дополнять литерой К кадровый или ЛС по личному составу.

Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок. Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов.

У предложенного варианта нумерации приказов по дате есть существенный недостаток — он не подходит для компании, где в день может издаваться более одного приказа. Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг?

В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, то есть любой исполнитель, который готовит письма, может в отсутствие секретаря самостоятельно зарегистрировать исходящий документ.

Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации?

Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму например, в формате Excel , а традиционный бумажный журнал не использовать вообще? Форму регистрационного учета в тетради, Excel или СЭД и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно. При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы.

Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде. Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета.

Во избежание преднамеренного или случайного искажения уже внесенной информации следует предусмотреть защиту данных, а также дифференцированно подойти к предоставлению прав доступа к базе персоналу: работникам, ответственным за делопроизводство структурного подразделения предоставляется право вносить новые записи, в то время как остальной персонал может использовать информацию только для просмотра поиска.

Переход к электронным формам учета документов раскрывает новые возможности в области делопроизводства, облегчая процесс регистрации, а также значительно снижая временные затраты секретаря на поиск информации о поступившем отправленном документе по запросу коллег и клиентов.

Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации сразу по всем структурным подразделениям или в каждом подразделении должны быть свои журналы? В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов.

В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов. А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: в крупных организациях структурные подразделения могут самостоятельно вести журнал этих документов, в небольших фирмах данную обязанность можно возложить на секретаря.

Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями. Данный учет достигается разными способами: передача документов из подразделения в подразделение может осуществляться через службу документационного обеспечения, которая фиксирует следующий этап жизни документа; структурные подразделения могут самостоятельно вести учет проходящих через них документов; учет перемещения документа внутри компании фиксирует система электронного документооборота.

Следует отличать учет документа от его регистрации. Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем уполномоченным сотрудником. Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию.

Наш отдел фикс ирует прохождение каждого документа, попадающего в отдел, в т. Начальник отдела кадров считает, что так мы увеличиваем документооборот, поскольку внутренние документы не подлежат регистрации. Есть ли нормативный акт, в котором говорится о том, что такие документы необходимо регистрировать?

В нашей организации небольшой документооборот и внутренние документы мы не регистрируем. Все объяснительные, докладные и служебные записки хранятся у руководителей структурных подразделений в папках.

Правильно ли это? Если их необходимо регистрировать, то кто это должен делать каждый отдел или секретарь? Документы в этом случае должны регистрироваться в одном журнале или в нескольких? Объем документооборота — это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение.

При этом различают три основных потока: входящий — документы, поступившие от сторонних организаций; исходящий — документы, созданные для отправки за пределы организации; внутренний — те самые служебные и докладные записки, заявления работников, а также приказы, протоколы, акты и т.

Регистрация документов учитывает эти документы, но никак не влияет на их количество. Вне зависимости, будет служебная записка зарегистрирована или нет, она увеличивает на 1 количество созданных поступивших на исполнение внутренних документов.

Пункт 3. Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания в структурном подразделении или централизованно у секретаря. Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству.

В одном конверте приходят счета за месяц. Как их регистрировать: все счета под одним номером или каждому счету необходимо присвоить свой регистрационный номер? Какие документы регистрируются в службе ДОУ? Должна ли я регистрировать бухгалтерские документы?

В делопроизводстве различают три автономных документопотока: общие документы, кадровые и бухгалтерские. В зону ответственности секретаря входят общие документы, порядок работы с которыми определяет инструкция по делопроизводству. Извлечение утверждены приказом Росархива от Прием и первичная обработка поступающих документов Прохождение в т.

Однако на практике нередки случаи, когда секретарю вменяется в вину утрата бухгалтерских счетов, актов и пр. Во избежание конфликтов секретари вынуждены вести учет поступающих по почте первичных бухгалтерских документов.

При этом учитывать отдельно каждый счет и акт, поступившие от одной организации в одном конверте, излишне — достаточно просто указать наименование этой организации и общую информацию о содержимом конверта см.

N 36 Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде далее - Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности районного суда. Настоящая Инструкция, являясь основным нормативно-методическим документом, определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства в районных судах Российской Федерации, предусматривая учет и ведение документооборота районного суда, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов в структурах районного суда, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив.

Общие положения 1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Комсомольска-на-Амуре далее - Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации города Комсомольска-на-Амуре далее - администрация города. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учёт и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных компьютерных технологий. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

Регистрация входящих документов

Общие положения 1. При совершении исполнительных действий участники исполнительного производства в случае, если они не владеют языком, на котором ведется исполнительное производство по собственной инициативе или по предложению судебного исполнителя привлекают переводчика. Организация и правильное ведение делопроизводства и архива лежит на частном судебном исполнителе. При прекращении действия лицензии частного судебного исполнителя региональная палата частных судебных исполнителей по поручению уполномоченного органа принимает меры по передаче архива, средств текущего счета частного судебного исполнителя, у которого прекращено действие лицензии, другому частному судебному исполнителю, а также по изъятию лицензии частного судебного исполнителя для передачи ее уполномоченному органу и уничтожению личной печати частного судебного исполнителя. Пункт 4 в редакции приказа Министра юстиции РК от

Регистрация входящих и исходящих документов в СЭД 1С:Документооборот 1.4

Общие положения 1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области далее — Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в Правительстве Ростовской области. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Компьютерные автоматизированные технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. Внедрение и сопровождение информационных технологий в работе с электронными документами производятся во взаимодействии с министерством информационных технологий и связи Ростовской области.

Заявления, телеграммы Письма Составителей документации называют корреспондентами.

Задорина, документовед Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению. Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя. Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы. Результатом должен стать четко и детально прописанный процесс работы с документами. Сортировка Документы в офис попадают разными путями: их может принести почтальон или курьер, оставить клиент. Не менее популярны для передачи документов факс и электронная почта.

Правила делопроизводства

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря.

Изначально появилась журнальная регистрация, сохранившаяся по сегодняшний день для отдельных специальных категорий документов, например журналы регистрации трудовых книжек. Потом, в конце XIX века, появились карточные системы регистрации упростившие поиск документов. С х гг.

К записи комментариев Яна 17 02 Здравствуйте, у меня снова вопрос о распечатке и хранении всех входящих и исходящих документов Организации. Я уже видела, что подобный вопрос задавался И ответ был на него исчерпывающим. Но как доказать зав. В каждом Отделе назначены ответственные за хранение и сдачу в архив документов, по резолюции на документе также есть ответственные за исполнение документов. Бухгалтерия хочет ввести копирование всех документов в приказном порядке и внести этот пункт в Инструкцию по ведению делопроизводства Организации. Доказать можно тем, что при копировании количество документов и дел увеличится вдвое, потребуются дополнительные площади для их хранения. Кроме того, увеличиваются трудовые затраты на изготовление копий, формирование дел и т. Анжела 17 02 Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, ставить отметку о принятии документа необходимо на визовом 2-ой, который принесли экземпляре, или заявитель может ЗАКОННО требовать, чтобы ему сделал копию заявления в учреждении куда подает и на ней поставили отметку? Отметка о принятии документа проставляется на втором экземпляре документа, который принес заявитель.

Подготовка исходящего письма; Какие письма не регистрируются: 2 Регистрация входящих документов в делопроизводстве — СИЗ, нормы, инструкции . Главное окно программы «1С: Документооборот» версии 1.

10 любимых ошибок в управлении документами

Скачать Часть 7 pdf Библиографическое описание: Бреусенко В. Делопроизводство части делится на: — несекретное — для работы c служебными документами не являющимися секретными, на основании руководства Временной инструкцией по делопроизводству в Вооруженных Силах РФ, приведенной в действие приказом Министра Обороны РФ г. Современное делопроизводство представляет собой не набор технических операций, производимых с документами, а систему информационного обеспечения управленческого аппарата. Главными требованиями являются: — использование официально-делового стиля; — соблюдение требований ГОСТ, УСД, нормативных документов; — актуальность излагаемой информации. Её составными частями являются: адресность, тематическая ограниченность, достоверность, объективность, аргументированность, точность, исключение повторов, лаконичность и обстоятельность одновременно; — требования по соблюдению грамматических правил используемого языка и стилистических особенностей деловой речи терминология, использование сокращений, языковых формул; падежи существительных и прилагательных; способы построения предложений, формы обращения, использование числительных, синтаксические особенности. Согласно ГОСТ документ является материальным объектом с данными, которые закреплены человеком который создал информацию, методом для их отображения во времени и пространстве.

Регистрация исходящих документов в делопроизводстве

Использование дополнительных параметров В работе любых организаций могут складываться ситуации, когда важные документы постоянно не успевают вовремя обработать и передать адресату, входящая или исходящая корреспонденция регулярно теряется, а у сотрудников фирмы нет четкого понимания, какие операции нужно производить с документами. Если говорить в разрезе коммерческой деятельности, то делопроизводство можно рассматривать как сопутствующий основной деятельности бизнес-процесс, поддерживающий документационной обеспечение управленческих процессов и охватывающий такие области, как документооборот, документирование, оперативное использование и работу с документами, а также их хранение. Делопроизводство подразделяется на три стадии: Создание документов документирование ; Постановка движения и учёта документов документооборот ; Архивация и сохранение документов архивное дело. Различают три основных потока документации: Поступающий из других организаций входящий ; Отправляемый контрагентам, партнерам, контролирующим органам и т. Движение документов происходит по четким маршрутам, которые заранее продуманы и спроектированы. Эти маршруты полностью отображают процессы организаций, направленные на достижение конечного результата. При этом поток документов неразрывно связан с рабочими процессами и является их неотъемлемой частью. Типы документов в 1С Документооборот В соответствии с потребностями коммерческой организации документы в программном решении 1С разделены на внутренние, входящие и исходящие. Входящие документы Процесс регистрации документов в рассматриваемой нами программе 1С предусматривает прохождение документом трех этапов: сначала документ заносится в базу, затем он рассматривается уполномоченным на то лицом, и в заключении — документ передается на исполнение. Вся информация о входящих документах отображается в соответствующем журнале.

Некоторые секреты входящих документов

Общие положения 1. Указанные правила распространяются на работу с документами несекретного характера, а также в установленных случаях на документы, имеющие гриф "Для служебного пользования". Ведение секретного делопроизводства устанавливается специальной инструкцией.

Делопроизводство

Особенности делопроизводства в канцелярии районной прокуратуры Особенности делопроизводства в канцелярии районной прокуратуры Автор: Е. Фионова, Пензенский гос. Задача прокуратуры района заключается в установлении, поддержании и укреплении режима законности, а также создании правового механизма обеспечения и соблюдения прав, свобод и интересов личности, общества и государства.

Сроки исполнения входящих документов, установленные законодательством

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров индексов документам. Карточная система регистрации документов Для регистрации документов применяется единая регистрационная карточка.

Процесс работы с входящей корреспонденцией, как и любой другой бизнес-процесс, помимо составляющих его элементов обязательно описывает или регламентирует производственную деятельность его участников. Для каждого участника процесса характерна определенная роль.

Комментарии 10
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. nonepho

    АВТОР!Мне кажется,или вы действительно ничего не понимаете? Наши бывшие руководители ПРОСРАЛИ СТРАНУ! и теперь нам америка диктует правила,а им нахер не надо столько русского населения!и по этому идёт тотальное уничтожение!

  2. erimes

    А по факту все полицейские работают с людьми незаконно!

  3. Никита

    Да, Ставрополь интересный край. А нероссия они по другой причине. Там очень тяжелый национальный вопрос.

  4. Ювеналий

    Ещё есть нюанс не понятный когла ДПС дежурят в месте со скорой. Для меня очевидно что они в сговоре, но не очевидно как отказаться от осведетельствования у них.

  5. Авксентий

    Тарас, добрый день! А как дела обстаят с продолжением насчитывания банками долгов по неподконтрольным территориям? Ведь власти обещали не насчитывать людям с Донбасса, но тем не менее с моего кридитного лимита в 1000грн снятых в 14 году и не возможности его вернуть в то время уже насчитали что-то в районе 50т.

  6. Иннокентий

    Да Да Кликбэйк!

  7. Мальвина

    Может сразу на видео согласие снимать и в Ютуб выкладывать, приглашать на оргии участкового, понятых. Письменное согласие может быть по принуждению или сфальцифицировано.

  8. scudinop

    Стакан ютуб и кнопка

  9. Дина

    Вот сказочный ебалай. Под 51 прешь если сведетильствуеш против себя. А если ты свидетель каких то обстоятельств то обязан давать показания. Если откажешься влепят условку. Ебучие наперсточники, а не профкессионалы. С такими адвокатами внатуре вломят по максбету.

  10. Ия

    Какую там опер карточку на лицо выставляет? Все карточки выставляются только следователем, вы о чем вообще говорите?

© 2018 afrikkanitha.com